Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим действия по их подготовке к сдаче в архив.
Как оформить и передать личные дела на хранение в архив
Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив. Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.
Сшить документы — значит, уменьшить их объём при хранении, добиться упорядоченности и систематизации в пределах дела, защитить документы от несанкционированного изменения изъятия, добавления или замены листов , а также оформить их в соответствии с требованиями той или иной организации, куда подаются бумаги или в соответствии со внутренними стандартами компании. Отметим, что сшить документы перед подачей или после исполнения — это совершенно нормальная и, более того, необходимая практика любого отдела компании, работающего с большим количеством бумаг. Чтобы пояснить необходимость сшивания документов приведём простой пример: постановление ФАС А в году явно и недвусмысленно указало, что компания, не сшившая документы при их подаче, не может принимать участие в открытом государственном конкурсе. Сшить документы самостоятельно достаточно тяжело: нужно сделать по проколы иглой, использовать крепкую нить и разместить сверху коленокор. Для того, чтобы сшивать более объёмные дела 50 и листов и выше может потребоваться специальный дырокол. В случае, если переплёт документов необходим в очень больших объёмах, имеет смысл обращаться в специализированные архивные организации, осуществляющие эту услугу — или же в типографии, имеющие возможность выполнить различные виды переплёта на пружинах и на основе клея обратите внимание, что в некоторых случаях такие документы не будут соответствовать общепринятым нормам переплёта для архивного хранения, но зачастую будут очень удобны в работе.
Чем грозит работодателям новый приказ Генпрокурора и что в компании проверить прежде всего. Прошивка документов — это метод систематизации рабочей бумажной документации, его используют в текущем делопроизводстве и при передаче на архивное хранение. Расскажем, как сделать всё правильно, какие способы можно применять. Как сшивать документы, какие способы для этого использовать? Такой вопрос встает перед кадровиком или делопроизводителем, если нужно систематизировать большое количество бумаг или передать их на архивное хранение.